ABC Zarządzanie Jak efektywnie zoorganizować tydzień aby nie stracic z oczu celu.
Jak najlepiej zorganizować pracę tygodniową aby nie stracić z oku najważniejszych kwestii.
Bywa, że tak bardzo koncentrujemy się na opisaniu i wyznaczeniu zadania, że wpadając w wir pracy zapominamy ustawić sobie przycisk SPRAWDZAM – I tutaj pojawia się pytanie: Jak sprawdzam, Co sprawdzam i Kiedy sprawdzam.
Mamy dwa aspekty ( merytoryczny i organizacyjny)
1. Merytoryczny: Jak jestem zagorzałą zwolenniczką metody MBO ( Zarządzanie przez Cele) ale temu poświęcimy osoby artykuł w najbliższym czasie .
Dzisiaj aspekt organizacyjny – Czyli Kiedy sprawdzam
2. Jak najlepiej zorganizować sobie i innym pracę aby mieć spokojny zaplanowany czas na sprawdzenie efektów działań i wprowadzenie ewentualnych środków zaradczych.
Tydzień pracy
Najlepiej będzie mi to pokazać na przestrzeni tygodnia pracy. Dlaczego: dni jest wystarczająco dużo aby mieć co sprawdzać, dwa okres jest na tyle krótki, ze jak coś idzie nie zgodnie z planem – jest czas aby wprowadzić korekty do działania.
Co robimy
1. Podziel cele miesięczne na dni a następnie na tygodnie. Tym samym będziesz wiedział ile dziennie musisz realizować działań aktywnościach jaki i ilościowych. Jeżeli pierwszego dnia wykonacie mniej to wiadomo, że kolejnego powinniśmy nadrobić.
Niedoróbka w planie powstaje bardzo szybko – po tygodniu będzie już dużym wyzwaniem uzupełnić lukę – a powinieneś uwzględnić również urlopy oraz niespodziewane wypadki losowe – kiedy Twój zespół będzie pracował w osłabionym składzie – plan lub projekty do wykonania pozostaną bez zmian.
2. Organizuj spotkania z Zespołem – duże spotkanie raz w tygodniu
Koniecznie zainwestuj czas w spotkania poniedziałkowe ze swoim teamem – Spotkanie jest bardzo istotne z kilku powodów
a) Pomaga nabrać napędu po leniwym weekendzie 🙂
b) Pokazuje zespołowi, w którym miejscu się znajduje oraz co jest priorytetem na bieżący tydzień
c) dzień tygodnia: najlepiej poniedziałek.
Co możesz lub co powinieneś omawiać w trakcie spotkania
a) Aktualny wynik zespołu z komentarzem, w którym aspekcie idziemy zgodnie z planem w którym jest sporo do nadrobienia
b) Jeżeli pracujesz w dużej strukturze i masz dostęp do wyników innych zespołów – dobrze jest je również zaprezentować aby pokazać – daje to zawsze lepszą perspektywę do oceny siebie.
c) Doceń i pochwal osoby najbardziej aktywne w poprzednim tygodniu docenienie ich pracy na forum zawsze doda im motywacji do pracy – a innym pokaże, że można więcej.
d) Ustal priorytet tygodnia przypomnij zespołowi co jest najważniejsze w tym tygodniu oraz na czym powinniście się skoncentrować- mogą to być kwestie sprzedażowe w jakiejś kategorii produktowej lub kwestie efektywnościowe.
e) Możesz wprowadzić także element edukacyjny – poproś każdorazowo inną osobę, o krótkie wystąpienie: może być to np. prasówka najistotniejszych wydarzeń rynkowych z poprzedniego tygodnia
3. Konsultacje Indywidualne z pracownikami
Umów się z pracownikami na spotkanie indywidualne. W zależności od tego czy zespół jest duży powinieneś temu celowi poświęcić od 15 do 30 minut. Spotkania indywidualne są pożyteczne – dają większą swobodę pracownikowi na wyrażenie swoich myśli i poglądów – Tobie dają możliwość koncentracji na jednostce. Koniecznie zrób notatkę i krótkie podsumowanie ze spotkania. Najlepiej w kilku żołnierskich słowach.
Dzień tygodnia: najlepiej poniedziałek.
4. Wizualizacja wyników
Zadbaj o to aby wyniki lub etapy pracy zespołu mogły być widoczne dla wszystkich w oddziale. Możesz do tego celu użyć fipcharda lub tablicy.
Ważne aby wizualizacja była prosta i jasna dla wszystkich. Mogą to być wyniki zespołu w podziale na poszczególnych pracowników lub zespołów w porównaniu do ich zespołów sprzedażowych w Twojej firmie.
Do prezentacji treści możesz użyć wyników procentowych, wolumenowych lub kolorów – które będą odzwierciedlać na jakim jesteście etapie.
dzień tygodnia: aktualizacja każdego dnia ( na koniec dnia lub rano)
5. Analiza dzienna wyników
Pamiętaj zawsze bądź na bieżąco – jeśli pracujesz w firmie, która udostępnia wyniki w trybie NOW to masz połowę zadania za sobą. Wystarczy tylko zaplanować czas na analizę. W praktyce większość Managerów temu zadaniu poświęca albo koniec dnia lub początek kolejnego.
W zależności od Twoich innych obowiązków oraz liczebności zespołu nie powinno to zająć dużej niż 30 do 45 minut dziennie.
Dobrym zwyczajem jest łączenie: Analiza dnia bieżącego + zaplanowanie działań na kolejny dzień.
Jeżeli nie otrzymujesz raportów będziesz musiał sam zebrać dane. Popularne są raporty tworzone na dyskach wspólnych zespołów dostępne w wielu firmach lub podwieszenie raportu na dysku google do którego do dostęp ma twój zespół.
Taki Raport na dysku wspólnym skraca Twój czas: Jeżeli wszyscy będą go wypełniali na bieżąco dodatkowo może działać mobilizująco – pracownicy mając pogląd na wyniki kolegów mogą poczuć chęć rywalizacji.
Pamiętaj dziennie nie musisz analizować wszystkich paramentów – skup się tylko na najważniejszych celach, które są najistotniejsze lub najwięcej ważą w twoim planie.
dzień tygodnia: każdego dnia 1 h.
6. Analiza Tygodniowa
Analiza tygodniowa powinna być podstawą do przygotowania się do poniedziałkowego spotkania. Jeżeli sprawnie i systematycznie działałeś z analizą dzienną – Przygotowanie piątkowe zestawienia powinno być formalnością. Zaczynasz od analizy celu zespołowego schodząc następnie do działań poszczególnych pracowników. Dodatkowo jego rola powinna być bardziej koncepcyjna niż analityczna. Mając wiedzę o wynikach całego zespołu oraz poszczególnych osób – możesz koncepcyjnie zaplanować kolejny tydzień. Ustalić priorytety działania w oparciu o mocne strony oraz te, które wymagają większej pracy.
dzień tygodnia : piątek 2 h.
Funkcja Kontrolna Managera jest bardzo ważna ale nie może być celem samym w sobie. W zamyśle daje ona podstawy do podjęcia dalszych kroków pracy z zespołem oraz nakreśla kierunki tych działań. Może wskazać Tobie konieczność większej pracy edukacyjno- szkoleniowej rozwój umiejętności sprzedażowych czy też konieczność podjęcia działań rekrutacyjnych.
Powodzenia i Pozdrawiam
Hanna Mańczak – Jankiewicz
