Cztery zasady skutecznego planowania dnia w pracy.

1.Dlaczego warto panować nad swoim czasem?

Czas jest najbardziej ograniczającym a zarazem najdroższym zasobem, który występuje:

 Nie możemy go kupić,

Wynająć,

Wyprodukować,

Czas ulega całkowitemu zużyciu i nie można go zachować,

Czas wczorajszy minął na zawsze i już nigdy nie wróci.

Peter Ducker „Manager Skuteczny”.

Po tym wstępie chyba każdy z nas pomyśli co ja robię ze swoim czasem? jak go wykorzystuje? To jest mój czas – a czy rzeczywiście nad nim panuje?  I czy mój czas działa na moją korzyść czy raczej daje się porwać nurtowi życia, a na koniec dnia mam poczucie straconego czasu.

Ostatnio coraz częściej używa się stwierdzenia zarządzanie sobą w czasie niż zarządzaniem czasem. Różnica polega na tym, że to my jesteśmy osadzeni w konkretnym czasie, a nie czas w nas. I to od nas zależy, czy przejmiemy kontrolę nad czasem, którym dysponujemy czy będziemy płynąc z nurtem. Ale wówczas nigdy nie wiadomo, dokąd dopłyniemy. Dlatego warto zacząć sterować.

Jak powiedział Robert Covey:

„Ty jesteś programistą – Napisz program i włącz program” 

Dzisiaj chciałabym się zając dobrym wycinkiem zarządzania czasem – co zrobić, aby mój dzień pracy był produktywny i dawał mi satysfakcję.

Jak pracować, aby na koniec dnia mieć poczucie spokoju i uporządkowania. Aby nie myśleć, po wyjściu z pracy co ja jeszcze muszę zrobić lub czego nie zrobiłem albo ile mnie czeka jutrzejszego dnia. 

Kluczem do odpowiedzi na te pytania jest słowo PLANOWANIE. 

2. Jak zaplanować aby skutecznie zrealizować? 

4 kroki do skutecznego planowania dnia pracy.

Krok 1 

Aby dobrze zaplanować dzień lub tydzień pracy musi wyjść od spisania wszystkich, zadań, które mamy do zrobienia, które wynikają z zakresu moich obowiązków. Pomocna tutaj może być odpowiedź na pytanie – Za co mi płaca? Ta kwestia  jest bardzo kluczowa, ponieważ często zajmujemy się dużą ilością spraw, pobocznych często mało istotnych, a na sam koniec zostawiamy najważniejsze rzeczy, które mają wpływ na naszą ocenę.  

Dlatego aby dobrze zaplanować powinniśmy wiedzieć co: jakie działania, jakie czynności, za co jesteśmy odpowiedzialni i z czego będziemy rozliczeni. 

Jak to zrobić?

Przeanalizujmy przykładowy dzień Ani, która pracuje na stanowisku Pracownika działu Obsługi Klienta 

• Ania wypisuje Lista zadań, którą wykonuje każdego dnia 

Krok 2 

Mając gotową listę czynności przechodzimy dalej i  dokonujemy następującej analizy:

A) Łączenie w bloki

Sprawdźmy, czy możemy pewne czynności połączyć w bloki, które będziemy wykonywać równocześnie w tym samym czasie lub na tym samym stanowisku przy użyciu tych samach narzędzi. Grupowanie czynności jest bardzo pomocną techniką w zarządzaniu czasem ponieważ pozwala kończyć zaczęta pracę, powoduje, że mniej się rozpraszamy, gdyż nie musimy otwierać nowych programów, pracujemy przy takim samym zestawie narzędzi. 

Zobaczmy jak u Ani możemy połączyć pewne czynności. 

Na czerwono zaznaczyłam zadania, które mogą być wykonywane w tym samym czasie: obsługa klientów bieżąca, odpisywanie na maile oraz odbieranie telefonów. Są to czynności, które możemy wykonywać w jednym bloku czasowym, ponieważ nie wiemy, ile przyjdzie maili, ile będziemy mieć klientów danego dnia oraz ile telefonów zadzwoni. Po drugie wszystkie te czynności związane są z tym samym rodzajem pracy – Czyli w przypadku Ani – Klientem z obsługi bieżącej.  

B) Kolejny etap to określenie, ile czasu potrzebujemy na wykonanie konkretnego zadania.

Nasze zadania w pracy ja zawsze dzielę na dwie kategorie:  

– te które są tylko zależne od nas i całkowicie jesteśmy za nie odpowiedzialni i możemy określić czas jaki potrzebujemy na wykonanie. W tej grupie znajdą się też prace zlecone przez naszych przełożonych, projekty za które odpowiadamy. Jest to taki rodzaj zadań, których nie możemy przekazać innej osobie.

– oraz te, które mają charakter ciągły i są zależne od innych czynników, klientów, okoliczności. Są to takie zadania, które w sytuacji braku czasu, ktoś może wykonać za mnie.  

W przypadku Aniu zadanie konkretne, za które ona całkowicie odpowiada to: dokumentacja reklamacyjna oraz raporty dla szefa

Bardzo ważna punkt: Nasze planowanie zaczynamy w pierwszej kolejności od określenia potrzebnego czasu na czynności za które odpowiadamy osobiście. 

Spójrzmy poniżej, na przykład.  Ania ma 3 bloki spraw które należą do jej obowiązków każdego dnia – określenie potrzebnego czasu zaczyna od spraw najważniejszych. W schemacie poniżej zaznaczyłam je na zielono. 

C) Na co jeszcze potrzebujemy czas? 

Czy są  jakieś czynności, które wykonujemy w ciągu dnia i musimy o nich pamiętać. Czas nie jest z gumy, jeśli nie zaplanujemy wszystkiego to na koniec dnia okaże się, że jakieś zadania są nie zrealizowane.

Myślę, że każdy z nas z pewnością powinien uwzględnisz czas na posiłki, toaletę ewentualne nieprzewidziane telefony prywatne.

Mając w ten sposób określone najważniejsze zadania i czas potrzebny na ich realizację, wprowadzam do swojego harmonogramu pozostałe elementy. W przypadku naszej koleżanki z działu obsługi klienta – będzie to bieżąca praca z klientami wchodzącymi. 

Jak widzisz powyżej z 8 godzin pracy Ania może przeznaczyć 5 godzin na realną obsługę klienta.

Krok 3

Ustalenie Harmonogramu pracy.

Mając w ten sposób ustalone najważniejsze dla mnie sprawy nanoszę je na harmonogram godzinowy. Tak abym wiedział  z góry w których godzinach lub częściach dnia zajmę się poszczególnymi tematami.

Jeżeli masz samodzielne stanowisko pracy, ustalasz harmonogram tylko dla siebie. Ty też będziesz pilnował jego realizacji aby nie ulegać pokusom.

Jeśli pracujesz w zespole zaproponuj wdrożenie pewnych schematów do waszej wspólnej pracy  – wymianę osób na poszczególnych stanowiskach. Tak aby każdy w spokoju i efektywnie  mógł wykonać swoje zadania. 

Krok 4

Podsumowanie dnia i planowanie kolejnego. To jest bardzo istotna czynność, która pomaga zamknąć pewne etapy i najlepiej ją zrobić jeszcze w pracy. Nasz mózg działa w ten sposób, że jeżeli nie zamknęliśmy jakiegoś sprawy to w naszej głowie ona pojawia się jako nieskończona. Dlatego też tak wielu z nas nie może zapomnieć o pracy wychodząc z niej.

Co proponuję

Krótka lista – co mam do wykonania kolejnego dnia. Jeżeli spiszemy te sprawy nie będziemy już o nich myśleć. Na początku kartkę możesz zabrać ze sobą i jak będziesz nawykowo myślał -Co ja jeszcze muszę zrobić? Zerkniesz na  swoją kartkę i się uspokoisz. 

Gwarantuję ta metoda działa. 

Pozdrawiam 

Internetowy doradca zawodowy
Hanna Mańczak-Jankiewicz