Burza Mózgów – Jak zorganizować kreatywne spotkanie z zespołem?

 Burza mózgów – Narzędzie w rękach Lidera, każdy z nas zapewne spotkał się nie raz z tym terminem, myślę, że pewnie również uczestniczyliśmy w niejednym takim spotkaniu.  Potrzebujesz pomysłów? – zorganizuj burzę mózgów – wszystko się zgadza pytanie czy wiemy jak ją skutecznie przeprowadzić, aby faktycznie zaowocowała kreatywnością a nie tylko burzą w łyżce wody. 

1.Czym jest burza mózgów? 

Za twórcę burzy mózgów uważa się  Alexa Osborna  Managera z Nowego Yorku. Alex urodził się w 1888 roku już w wieku 19 lat objął stanowisko kierownika w dużej agencji reklamowej. Jest autorem wielu pozycji związanych z kreatywnym myśleniem. 1948 roku opracował t.zw metodę heurystyczną zwaną do dziś murzą mózgów.

Podstawowym zastosowaniem tej techniki to wygenerowanie w miarę krótkim czasie kreatywnych i wartościowych pomysłów. Metoda może być stosowana do pracy indywidualnej, ale częściej wykorzystuje się ją do pracy zespołowej.

W swoim pierwotnym zamyśle w burzy mózgów występują dwa zespoły. Pierwszy: twórczy, którego zadaniem jest zaproponowanie rozwiązań, pomysłów, koncepcji.  

Drugi zespół oceniający, który dąży do uporządkowania, selekcji i zaopiniowania zaproponowanych rozwiązań.

2. Czego potrzebujesz aby skutecznie ją przeprowadzić? 

             Grupa

Burzę mózgów przeprowadza się zazwyczaj w grupie osób, teoretycznie im większa zespół tym lepiej – ponieważ może to skutkować mnogością pomysłów. Ja osobiście uważam, że w sześcioosobowy skład to dobra próba do pracy przede wszystkim z trzech powodów. 

• logistyka – ludzie dobrze się widzą i słyszą,
• koordynacja działań przez moderatora – przy takiej ilości osób jesteśmy wstanie zapanować nad tokiem rozmowy, pomysły można zapisać, nikt nie będzie czuł się pominięty i nie będzie czekał w nieskończoność na swoją kolejkę, aby zaproponować rozwiązanie,
• czas trwania – burza mózgów ma dać kreatywne rozwiązania, jeżeli będzie trwała długo ponda godzinę – uczestnicy będą zmęczeni i efekt może być niezadawalający. Chyba, że planujesz kilka godzin pracy twórczej, wówczas najlepiej przeplatać zadania i robić przerwy na relaks.

Jak dobrać skład: Im grupa jest bardziej zróżnicowana pod względem wieku, stażu pracy lub specjalizacji tym lepiej dla rozwoju kreatywnych pomysłów.

Moderator 

Bardzo ważna osoba, powiedziałabym kluczowa. Co robi prowadzący.

• przedstawia problem lub zadanie, nad którym będziemy pracować,
• określa zasady pracy: np. kolejność zabierania głosu, czas trwania, formę zapisywania pomysłów (może to być karteczki, może być flipchart lub luźne karty) ważne, aby pomysły zostały zapisane,
• określa reguły zachowania

Przygotowanie technicznie

• Flipchart, żółte karteczki, długopisy, wolna przestrzeń :).
• Miejsce jest bardzo istotne – aby dać uczestnikom prawdziwą wolność myślenia idealnie byłoby zadbać o „czasowy” brak kontaktu z otoczeniem, pozostawianie przed wejściem lub wyłączenie telefonów komórkowych,
• poproszenie pozostałych pracowników o nieprzeszkadzanie podczas sesji.  

3. Jak przebiega burza mózgów?

Etap 1 Przygotowanie  

Przedstawienie problemu, zadania lub pytania, nad którym będziemy pracować. W tym etapie działa głównie moderator. Jego rolę opisałem szczegółowo powyżej. 

Etap 2 Przebieg 

Burza, czyli możliwość wypowiedzi przez każdego i zaprezentowania swojego zdania nawet bardzo szalonego. 

Ten etap jest kluczowy, przedstawiam Tobie kilka czynników, które są niezbędne, aby osiągnąć zamierzony cel.

• Wprowadzenie atmosfery ciekawości i otwartości do zespołu. Niestety tego nie da się uzyskać ad hock – to będzie wynikało z kultury pracy w danej organizacji i zasad panujących w zespole. żaden zespół nie jest doskonały i uczenie się wzajemnej otwartości i szacunku dla zdania innych jest procesem – ale od czegoś musimy zacząć Dlatego zawsze należy ustalić zasady:
• nie krytykujemy 
• nie śmiejemy się z innych 
•  nie oceniamy 
• wprowadzamy zasadę tu i teraz – czyli po zakończeniu pracy nie wspominamy i nie śmiejemy się z czyich pomysłów 

Każdy ma takie same prawa rola expertów starszych kolegów (oni mogą działać paraliżująco na młodszych) dlatego warto na to zwróci uwagę podczas planowania składu. W ekstremalnych przypadkach można wykluczyć osobę, która nie będzie potrafiła dostosować się do zaproponowanych reguł.

Etap 3 Analiza i podsumowanie pomysłów 

Dobrze, aby podczas sesji podsumować wstępnie efekty, pogrupować rozwiązania przykładowo wg. wspólnych kategorii: np. czas realizacji zadania, sposób rozwiązania problemu lub koszty wdrożenia. Rolą moderatora jest następnie podsumowanie mailowe, zrobienie dokumentacji zdjęciowej oraz wysłanie do uczestników.

Następnie do pracy wkracza drugi zespół oceniający, jeżeli taki jest i to jest optymalne rozwiązanie. Czasami jednak ten etap może przeprowadzić zespół twórczy, ale ryzyko jest przekrzywienia wyników z powodu przywiązania się do swojej koncepcji czy też wyboru rozwiązania zaproponowanego przez najsilniejszą osobę w grupie. W takiej sytuacji wymagana jest czujność Moderatora lub lidera, który prowadzi cały projekt.

Niemniej bez względu na to kto będzie działał w 3 etapie – efektem pracy powinno być:

– ponowne uszeregowanie pomysłów wg. Przyjętych kryteriów

– wyeliminowanie rozwiązań nierealnych, których nie da się wdrożyć z uwagi na koszty, brak innych zasobów

– wybranie 3 najbardziej popularnych oraz optymalnych propozycji do wdrożenia

4.Co zrobić jak nie pojawiają się pomysły?

W takiej sytuacji można wprowadzić podczas sesji burzy mózgów metodę zwaną

X23

Na czym ona polega:

x- liczba osób w zespole

2- ilość rozwiązań, każdy proponuje dwa rozwiązania

3 – sesja każdej osoby trwa 3 minuty

Jak jaką przeprowadzić. Mamy arkusz lub kartkę i zaczynamy od pierwszej osoby.

Pierwsza osoba ma 3 minuty na wpisanie 2 swoich propozycji następnie kartka przechodzi do kolejnego uczestnika, który podobnie ma 3 minuty na wpisanie swoich propozycji. Karta krąży do czasu, aż każdy zaproponuje swoje rozwiązania.

Plusem tej metody jest fakt, że osoby, które się wstydzą szybciej napiszą swoje poglądy.

Dwa, jeżeli mamy 5 osób w grupie roboczej to po 15 minutach może nam się pojawić już 10 rozwiązań.

Ta metoda często sprawdza się na początku, jeżeli chcemy rozruszać grupę lub ewidentnie widzimy, że część osób nie może się przełamać.

System nazywany X23 bardzo dobrze opisany w książce “Zegar Rozwiązywania Problemów” Tomasza Króla oraz w moim artykule o kompetencjach przyszłości Kompetencje Przyszłości – Rozwiązywanie Problemów

5.Jakie zagrożenia mogą się pojawić?

• Źle dobrany czas: nagłe oderwanie zespołu od pracy – spowoduje, że uczestnicy nie są psychicznie przygotowani do burzy mózgów i myślą o zadaniach, które powinni jeszcze wykonać tego dnia – Dlatego warto zaplanować taką sesję wcześniej, aby dać możliwość wstępnego przemyślenia i przygotowania się,
• Źle przygotowana grupa, która nie wie jaki jest dokładny cel,
• Moderator narzucający swoje zdanie – tutaj warto przemyśleć, czy szef ma być moderatorem czy lepiej jak będzie to osoba postronna
• Brak otwartości i zrozumienia na pomysły innych. Jak temu zaradzić polecam książkę ” Piąta Dyscyplina” dyscyplina, która szerzej opisuje, jak stworzyć organizację ucząca się. Piąta Dyscyplina – Podręcznik dla Praktyka.  Zapraszam Ciebie również do przeczytania artykułu  w któym opisuję  dwie przudatne techniki do wprowadzenia otwartości i zrozumienia w pracy: Twierdzenie i Dociekanie. Modele Myślowe –  Zniekształcona komunikacja Menagera cz.2 .