Naucz się skutecznie zarządzać on-line.

Tradycyjny model zarządzania to Manger i zespół pracujący w jednym biurze. Wielu ulegało  przekonaniom, że nasz zespół bez nas pracuje gorzej, mniej wydajnie lub nie skutecznie. Nasza obecność jest konieczna. 

Generalnie w każdym z tych zdań jest prawda – ale nigdy nie mamy 100% prawdy w prawdzie. Wszystko zależy od punktu widzenia od przyjętych własnych modeli myślowych i od naszych nawyków, które pielęgnujemy przez lata.

Miarą oceny Managera jest skuteczność – skracając ten tok myślowy – Jeśli Twój zespół realizuje zadania i osiąga wyniki Ty jesteś oceniany jako SKUTECZNY. Jeśli jest odwrotnie Twoja ocena spada i zapewniam Ciebie, nikt nie sprawdza ilości godzin spędzanych razem – liczy się efekt. 

Jakie mamy Fakty?

• Nadal jesteś Szefem 
• Nadal zarządzasz zespołem 
• Nadal masz cel, który powinieneś zrealizować 

Zmieniło się tylko jedno – miejsce wykonywania Twojej Pracy. Można by powiedzieć – no tak ale ….? – wszystko się zgadza – to jest bardzo trudna sytuacja, jednak miarą Twojej skuteczności w obecnym czasie będzie reakcja:

Jak szybko przeorganizujesz własną pracę i skutecznie będziesz przewodził. 

Nadal masz wszystkie uprawnienia i kompetencje – Nadal jesteś Liderem i nawet nie wiesz jak bardzo jesteś teraz potrzebny Twojemu Zespołowi: w dobrej formie, pełny siły i zapału do pracy. 

 Zarządzać on-line – celowo użyłam słowa zarządzanie, a nie „kierowanie lub kontrolowanie”. Z moich obserwacji wynika, że pierwszym odruchem, jaki nam przychodzi do głowy jest kontrola – muszę sprawdzić, czy ktoś pracuje, czy zadzwonił, czy wysłał ofertę.
Kontrola to tylko jeden z elementów zarządzania. W pracy zdalnej kolejność, która się sprawdza jest następująca:

Planowanie

Komunikacja 

Organizacja czasu pracy

Kontrolowanie

1. Planowanie

• Zacznij sprawdzać efekty pracy, a nie czas jej wykonania.
• Przygotuj listę zadań do zrobienia. Możesz planować w rytmie tygodniowym lub dziennym. Wszystko zależy od tego jak pracowaliście wcześniej. Jeżeli do tej pory wyznaczyłeś zadania na tydzień, to spróbuj to kontynuować po pierwszym tygodniu pracy zdalnej (czyli zapewne już wiesz) zorientujesz się czy potrzebujesz planować tygodniowo, czy powinieneś wejść na planowanie dzienne.
• Wyznaczaj konkretne cele np. wykonanie 50 telefonów, wysłanie 10 ofert, przygotowanie 5 sprawozdań.
• Twoje uzgodnienia z pracownikiem podsumuj w mailu. Cele, które nie są zapisane są tylko życzeniami – BRIAN TRACY.
• Rodzaje zadań będą z pewnością różne w zależności od branży i rodzaju pracy. Zadbaj o to aby je wyznaczyć bardzo szczegółowo. Jednocześnie upewnij się czy Twój pracownik rozumie i wie co powinien wykonać. Zadanie powinno być realne do wykonania. Zwróć uwagę, że Ty, twój zespół, ale także wasi klienci pracują w dużym stopniu zdalnie.

2. Komunikacja

• Ustal harmonogram do waszych wspólnych kontaktów. Zaplanuj ilość oraz czas trwania, nie przesadzaj z ilością wideokonferencji, w nadmiarze też są męczące. Jeśli organizowałeś spotkania z całym zespołem dwa razy w tygodniu to nadal tak pracuj. Wykorzystaj dostępne platformy zdalne np. zoom, clickmeeting, messenger — ustal dogodną godzinę — dostosowując ją do rytmu dnia domowników.
  Pamiętaj bądź przygotowany, omawiaj tylko ważne tematy i nie przeciągaj rozmowy.
• Zadbaj o komunikację bezpośrednią z każdym pracownikiem zaplanuj rozmowy indywidualne np. 2x w tygodniu. Nie dzwoń do pracownika o każdej porze dnia — aby sprawdzić, czy pracuje. Dla niego praca w domu też jest nowością i on również nie czuje się komfortowo.
• Zapewnij swój Team, że Ty jesteś dostępny i jeżeli ktoś ma taką potrzebę to zapraszasz do kontaktu, poza ustalonymi godzinami.
• Trzeci element dyski wspólne — poszukaj platformy umożliwiającej pracę zdalną na dokumentach. Ja polecam w szczególności  DYSK GOOGLE. Pracuję na tym narzędziu od kilku lat i nigdy się nie zawiodłam. Wiele osób jednocześnie może zdalnie pracować na różnych raportach, dokumentach czy też projektach. Wszystkie dane zapisują się automatycznie.
• Platforma sprawdza się również w przypadku analizy raportów. Jej podstawową zaletą jest to, że ograniczamy ilość przesyłanych maili, których jest i tak w obecnym czasie bardzo dużo. 

3. Zarządzanie sobą w Czasie

To kolejny bardzo ważny element z całej układanki. Będzie on potrzebny Tobie, jak i Twojemu zespołowi. Kilka zasad zarządzania czasem, które polecam:

• Ustal czas, jaki masz dostępny w ciągu dnia na pracę. Sam wyznacz sobie ten czas – uwzględni rytm życia domowników. Bądź ze sobą szczery i nie oszukuj. W domu czeka wiele pokus i rozpraszaczy.
• Zasada 60/40. Z czasu, którym dysponujesz – zaplanuj tylko 60 % pozostałe 40 %  zostaw na niespotykane wydarzenia lub kreatywne działanie.
• Staraj się planować blokami po 2h pracy – przerwa. W trakcie jednego bloku pracuj nad jednym obszarem merytorycznym: telefony, analiza raportów, sprawdzanie wyników. Nie skacz pomiędzy zadaniami, ponieważ to bardzo rozprasza, kiedy otwierasz kolejne maile, zakładki i przechodzisz z tematu na temat, Twoja koncentracja spada.
•  Prawo Parkinsona Zasada zarządzania czasem, która mówi o tym, że na wykonanie zadania wykorzystamy cały dostępny czas. Nasz mózg jest tak skonstruowany, że jeśli z góry założymy, że mamy tylko jedną godzinę na wykonanie konkretnego zadania będziemy się starać wykonać je właśnie w tym czasie. Jeżeli uznamy, że mamy cały dzień — to pewnie również tyle poświęcimy na wykonanie danej pracy. Dlatego pamiętaj o tym i planuj czas na wykonanie konkretnej czynności. Będziesz bardziej skuteczny.
• Rozpraszacze: coś, co w domu jest największym wyzwaniem – wypisz na kartce co Ciebie najbardziej rozprasza: dzieci, FB, prace porządkowe do wykonania. Powinieneś być świadomy, w którym momencie odrywasz się od pracy. Postaraj się zapanować na tym — poza tym umówiłeś się ze sobą, że właśnie teraz pracujesz.
• Podsumowanie dnia: napisz co wykonałeś w danym dniu abyś widział czy faktycznie posuwasz się do przodu. Na koniec pracy warto również zaplanować kolejny dzień. 

4. Kontrola

Jest ostatnim etapem układanki. Jeśli punkt 1,2,3 nie działają – uważam, że będzie nam trudno lub, nie będziemy mieli czego kontrolować ponieważ nie osiągniemy efektów. W pierwszej kolejności: zadbaj o wyznaczenie jasno zadania: treść i czas realizacji, ustal formy komunikacji, zorganizuj pracę i przygotuj raport. 

• Raport do pracy zdalnej powinien zawierać tylko najważniejsze elementy i najlepiej aby był jeden. 
• Kontrolujesz dwie zmienne:   1. efekt – czyli wykonanie lub % wykonania  
• 2. Zadania cząstkowe, które są najistotniejsze do sukcesu 
• W zależności od branży lub produktu, który produkujesz możesz sprawdzać: aktywność, precyzja wykonania, umiejętności. Przykład jeśli potrzebujesz zwiększyć sprzedaż a krokiem do tego będzie kontakt z określoną liczbą klientów powinieneś skontrolować aktywność telefoniczną, jeżeli produkujesz przedmioty użytkowe być może będziesz sprawdzał precyzję wykonania. 
• Ważne abyś się skupił na konkretnych elementach, które są najistotniejsze dla osiągnięcia sukcesu. 
• Forma raportowania – polecam podwieszenie raportu na dysku wspólnym, tak aby każdy miał do niego dostęp i mógł go na bieżąco edytować.Ty zaś będziesz miał cały czas aktualne dane.

Pamiętaj – Zarządzanie on-line – jest absolutnie możliwe i bardzo skuteczne. Pierwszym krokiem, do wykonania to: Pogodzenie się z sytuację, że pracujecie zdalnie. Następnie profesjonalne zorganizowanie pracy sobie i innym.  Jestem pewna, że cztery opisane kroki będą pomocne i poprawią jakość i skuteczność  pracy.

Baza Wiedzy

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZMOWY O PRACĘ?

DYSK GOOGLE

PLATFORMA ZOOM

PLATFORMA CLICKMEETING

ZARZĄDZANIE CZASEM – BRIAN TRACY

Powadzenia

Hanna Mańczak-Jankiewicz