ABC Zarządzania – Jak skutecznie wyznaczyć zadania

Punktem wyjścia, który w moim odczuciu determinuje następnie zdarzenia – jest umiejętność i jakość wyznaczenie celu.

Jeden z amerykańskich stylów zarządzania głosi: „Wyznacz cel/ zostaw / a potem ukarz” – styl ten nazywa się zarzadzaniem” a’la mewa „. Cechą charakterystyczna jest to, że na końcu miesiąca jak już znamy wynik – i nie jest on zadowalający. Managerowie jak mewy robią dużo szumu, hałasu – obwiniając tylko pracownika. A wynik jest przecież konsekwencją pracy wszystkich zarówno Managerów jak i Pracowników, a jego początkiem jak wyznaczenie zadania.

Dobrze wyznaczony cel powinien zawierać dwa podstawowe elementy: Pracownik wie co ma wykonać i jakie są jego obszary odpowiedzialności, dwa wie jak wygląda prawidłowo wykonana praca i zadania – czyli zna standardy.

Dzisiaj postaram się przybliżyć ten pierwszy element – Jak dobrze i zrozumiale wyznaczyć cel. Jak go zakomunikować i jak go efektywnie sprawdzać.

Krok 1 – Jak skutecznie wyznaczać cele. 

Nie będę tutaj oryginalna ja jestem zagorzałym zwolnieniem zasady SMART (er), a właściwie jej rozszerzonej wersji SMARTER.

Uważam, że w bardzo jasny sposób porządkuje wszystkie elementy dobrze wyznaczonego celu, daje Managerowi gwarancje, że nie pominął żadnego z ważnych aspektów – A w przypadku, kiedy popełnimy błąd w wyznaczaniu zadania – jesteśmy wstanie szybko zidentyfikować, nad którym elementem „technicznie” w wyznaczaniu zadania musimy popracować.

Słowo SMARTER jest akronimem pochodzącym od angielskich słów: Specific (konkretny, mierzalny), Motivating (motywujący, ambitny), Attainable(osiągalny), Relevant (istotny), Time- Bound (określony w czasie); Exciting (ekscytujący), Recorded (zapisany).

1. SPECYFIC (konkretny)Szczegółowo opisany i dający się zaobserwować: np. na czym polega zadanie, do jakiego rezultatu ma doprowadzać. 

ŹLE – popraw swoje wyniki w telemarketingu 

DOBRZE – Popraw o 30 % swoje wyniki w telemarketingu w stosunku do ostatniego miesiąca.

2. MEASURABLE (Mierzalny) – cel musi być mierzalny, aby nim zarządzać i móc stwierdzić, czy został zrealizowany lub w jakim stopniu został zrealizowany.   

ŹLE– powinieneś więcej dzwonić do klientów  

DOBRZE – W tym miesiącu skontaktowałeś się z 200 klientami – na koniec bieżącego miesiąca chciałabym, aby twoje kontakty wynosiły minimum 240.

3. ACHIEVABLE(Osiągalny – realistyczny) To jest podstawa każdego podejścia do celów – Cel nieosiągalny będzie pogarszał sytuację. 

Jak sprawdzić, czy cel jest realny – powinieneś mieć punkt odniesienia –   możesz sprawdzić wyniki innych pracowników u siebie w oddziale lub w innych oddziałach. Wyciągnąć średnią. 
Sprawdzić, czy wyniki były realizowane przez ostatni kwartał – Jeżeli nie to, dlaczego. 
Dostosuj również cel do poziomu rozwoju pracownika (umiejętności, staż pracy) 
Przykład
 Aby danemu pracownikowi podnieść cel na telemarketing zbadaj: ile czasu w chwili obecnej poświecą na to zajęcie: czy to jest 5 h, 2 h, czy godzina- sprawdź czy będzie miał na to fizycznie czas. Możesz się kierować czasem osób najlepszych i wyciągnąć średnią. Jeżeli dany pracownik ma jeszcze inne zadania – zadbaj o taką organizacje pracy, aby umożliwić mu wykonanie tego celu. 

4.RELEVANT(Istotny – ważny) Istota tego celu może się objawiać na 2 płaszczyznach. Istotny i ambitny dla pracownika tj: realizacja lub zaniechanie może mieć wpływ np. na jego premię, awans – Ale także istotny dla grupy, zespołu.

Punkt Relevant jest dość trudny i powinien być zawsze dostosowany do konkretnej jednostki- cel może być taki sam dla wielu – ale motywacja do wykonania całkowicie inna – dlatego argumentacja ważności celu jest bardzo ważna. 

ŹLE – powinieneś się bardziej strać to jest ważne dla naszego zespołu.

DOBRZE – Wykonanie tego celu spowoduje, że nasz zespół zajmie pierwsze miejsce w regionie w tej kategorii – co przełoży się na wzrost premii o 5 % dla wszystkich.

5. TRACKABLE (Terminowy – Możliwy do prześledzenia – określony w czasie) – na kiedy ma być wykonane zadanie. Na kiedy mają być gotowe poszczególne jego części, etapy. Ja bym w tym punkcie również wprowadziła etapy kontrolne wykonania celu:

ŹLE-   w tym miesiącu więcej dzwoń do klientów. Zobaczymy, jak ci pójdzie.                     

 DOBRZE: Na koniec miesiąca powinieneś mieć wykonane 240 kontaktów. Etapy realizacja zadania będziemy sprawdzać co tydzień. Czyli w każdym tygodniu powinieneś się skontaktować z minimum 60 klientami. Tej liczby proszę się trzymaj – co do podziału na dni np. masz w tym tygodniu swobodę wyboru- Czy będziesz dzwonił codziennie czy co drugi dzień.

W tym obszarze dajesz pracownikowi margines zaufania – ale też wiesz, że wykonanie całości w jeden tydzień nie jest realne. Dlatego już z góry dzielisz to na mniejsze etapy – łatwiejsze do sprawdzenia i do ewentualnego wprowadzenia środków zaradczych.

6. EXCITING (Ekscytujący)– Byłoby idealne, aby cele były w pracy ekscytujące –Niestety nie można tego zagwarantować nikomu .Natomiast postaraj się zadbać o motywację dla osoby wykonującej.  Co się stanie jak ten cel wykona: Pochwała, gratyfikacja finansowa, pozycja w rankingu.

Podobnie jak ważność celu również ekscytacja jest bardzo indywidualna i często dotyczy celów osobistych.

7. RECORDED (Zapisany)– Bardzo ważna sprawa – Zapisać Cel – słowa zawsze można inaczej zrozumieć – Cel powinien być zapisany oraz powinien być w widocznym dla nas miejscu – Jedni mogą go trzymać w komórce, inni w kalendarzu jeszcze inni wydrukowanego i powieszonego nad biurkiem. 

Polecam bardzo stosowanie zasady SMARTER – jej wdrożenie ułatwia zarządzanie – zarówno sobą jak i innymi.

Jak już mamy tak pięknie rozpisany cel – nie będziemy go ukrywać – tylko go zakomunikujemy. Czas na krok drugi. 

Krok 2 – Jak Skutecznie komunikować cele. 

Wyznaczając cele w swojej drużynie – poświęć trochę czasu i przygotuj sobie cele rozpisane wg SMARTA  dla każdego pracownika osobno. Jeżeli Cele indywidualne dają cel zespołowy. Przygotuj SMARTA również dla zespołu.  

Komunikacja powinna być dwutorowa: W pierwszej kolejności komunikujesz cel zespołu następnie cele indywidualne 

1.  Spotkaniu wspólne dla całego zespołu: komunikujesz wszystkim jaki zespół ma cel lub cele – ogólnie omawiasz poszczególne kategorie. Ważne, aby wszyscy znali kontekst, widzieli całość celu. Może to być również dobrym motywatorem, kiedy wiem, że mój plan jest częścią całości i nie powinienem zawieść.   
2.   Spotkania indywidualne – Czas na spotkanie z pracownikiem to jest podstawa. Z każdym pracownikiem koniecznie omów cel – możesz go rozpisać na tablicy, ale także miej przygotowany wydrukowany egzemplarz. 
3.   Kolejne działanie to upewnienie się, że cel został zrozumiały – poproś pracownika, aby powtórzył, jak rozumie zadania na ten miesiąc. Skoncentruj się na 3 elementach: Jak pracownik rozumie cel, czy wie jak ma go wykonać oraz w jakich etapach będziecie sprawdzać progres.  Tutaj możesz się zdziwić – często już na tym etapie widać dużą różnicę pomiędzy tym co Ty komunikujesz a tym jak pracownik rozumie dane zadanie.  
4.   Jeżeli pracownik inaczej rozumie pewne kwestie – wytłumacz cele jeszcze raz – jeżeli pracownik ma inny pomysł na wykonanie zadania – Możesz to rozważyć – dając np. jeden tydzień testowy. 
5.   Wręczenie wydrukowanego wcześniej celu oraz krótkie podsumowanie mailowe spotkania z załączonym celem

Kluczem do sukcesu jest oczywiście sprawdzanie realizacji oraz podejmowanie działań. SMARTER jest bardzo pomocny – jeżeli dobrze wyznaczysz cel zakładając wszystkie 7 punktów. Będziesz miał  naszkicowaną drogę działania. Będziesz wiedział kiedy masz sprawdzać realizację, jak oceniać wykonanie zadania. Takie podejście do wyznaczania celów daje komfort pracy Tobie oraz Twoim pracownikom. 

Jeżeli coś Was zainteresowało lub potrzebujecie wyjaśnienia piszcie do mnie. Zapraszam  Powodzenia

Hania  Mańczak – Jankiewicz