ABC Zarządzania – Komunikacja w Zespole – Udzielenie Feedbacku

Umiejętność skutecznej i efektywnej komunikacji u Managera jest jak posiadanie prawa jazdy u zawodowego kierowcy. Oprócz wielu umiejętności, doświadczenia i wiedzy musi posiadać zdolność komunikacji ze swoimi pracownikami.

Brak tego istotnego elementu w zespole jest często źródłem wielu problemów i konfliktów, co w prostej linii przekłada się na brak efektywności.

Na naszą komunikację składa się wiele aspektów – pisałam o tym w poście na temat wiarygodności Managera. Komunikat to przecież nie tylko słowa – porozumiewamy  się także niewerbalnie. Nasza komunikacja to całość naszej postawy, w tym gesty i zachowania.

Natomiast dzisiaj podzielę się z wami wiedzą na temat podstawowego zadania jakie stoi przed nami każdego dnia, czyli jak skutecznie udzielać feedbacku.

Zazwyczaj mamy do czynienia z 3 podstawowymi komunikatami: pozytywny (nagroda) i  negatywny (kara).

Poznajmy podstawy

Co to jest feedback i jak go udzielać, o czym pamiętać i czego unikać? 

Po polsku jest to informacja zwrotna, czyli
przekazywanie, dzielenie się informacjami z innymi na temat ich działań, w celu wpłynięcia na postawę (albo chcemy tę postawę wzmocnić, stosując pochwałę, lub ją zmienić, czyli odbyć rozmowę korygującą)

  Zasada FUKO

Zasad udzielania feedbacku jest wiele: mały osławioną już kanapkę, czyli dobra wiadomość, zła wiadomość na przemian.

Natomiast to, co mi ostatnio bardzo przypadło do gustu to metoda FUKO, która dzisiaj się z wami podzielę.

Bez względu czy mamy do czynienia z pochwałą, czy karą  jej reguły mają zastosowanie zawsze.

Słowo FUKO jest akronimem pochodzącym od słów

 F – Fakty

U – Uczucia

K- Konsekwencje

O – Oczekiwania

Prosto i idealnie

Przykład

„Jola spóźniła się z przesłaniem swojej części projektu do koleżanki w związku z powyższym cały zespół nie wysłał zadania w wyznaczonym terminie. Wywołało to olbrzymie zdenerwowanie u wszystkich łącznie z Managerem.

W jaki sposób udzielić feedbacku aby: 

1.   Nikogo nie obrazić.

2.   Na nikogo nie krzyczeć.

3. Mimo wszystko osiągnąć cel jakim jest zmiana w przyszłości zachowania pracownika.

Fakty: Jola nie przesłałaś swojej części projektu miesięcznego na czas. Każdy z Was miał do wykonania odpowiedną część zadania. W związku z tym cały zespół nie wysłał zakładanej pracy w odpowiednim terminie.  

Uczucia: Zarówno ja jak i Twoi koledzy jesteśmy bardzo rozczarowani Twoją postawą i niezadowoleni z tego, że nie mogliśmy ukończyć projektu w wyznaczonym czasie.

Konsekwencja: Cały zespół stracił szanse na dodatkowy bonus – pomimo ciężkiej pracy. Jeżeli sytuacja się powtórzy, nie będę chciał Ciebie uwzględnić w pracy nad kolejnymi projektami

Oczekiwania: Proszę Ciebie abyś kolejny projekt wysłała do mnie tydzień przed ostatecznym terminem.  

Technika wydaje się być bardzo prosta, jednak stosowanie skutecznego feedbacku w praktyce jest trudnym zadaniem i należy go ćwiczyć. Feedback ma nam pomóc w pracy, a nie przeszkadzać. Niestety często źle udzielony ma absolutnie odwrotny skutek.

Czego powinniśmy unikać:

1.   Uogólniania  – używania zwrotów: zawsze, nigdy, wszyscy,

2.   Mówienie o cechach danej osoby zamiast o konkretnych sytuacjach i Faktach;

3.   Osądzania:  Twoje pomysły są złe lub dobre

4.   Krytykanctwa  – szukanie tylko słabych stron u innych; \”etykietowania\” – ty zawsze tak postępujesz, po tobie nie mogę spodziewać się niczego dobrego

O czym powinniśmy pamiętać:

1. Ustal jaki cel chcesz osiągnąć swoim komunikatem.           Twoim celem jest zmiana postawy pracownika wobec jakiegoś faktu lub zdarzenia. Może to być poprawa wyników być może zmiana jego zachowania do współpracowników. Zanim zaczniesz  komunikować ustal sobie cel do jakiego dążysz

2.   To nie jest wojna – miej pozytywną intencję                To jest Twój pracownik pamiętaj, tworzycie zespół. Jesteś zainteresowany jego pracą i chcesz aby pewne elementy, zachowania uległy poprawie – miej dobre nastawienie i szczerą chęć pomocy. Nic nie wskórasz jeżeli Twoim celem będzie tylko wytknięcie niekompetencji.

3. Używaj komunikatu \”Ja\”                       
Mów w Swoim imieniu, nie zasłaniaj się Twoim przełożonym lub procedurami. JA zaobserwowałem , JA zauważyłem, JA nie będę akceptował tego typu zachowania lub JA jestem bardzo zadowolony

4. Nie oceniaj, nie osądzaj, nie przerywaj                
Pamiętaj oceniasz pracę a nie człowieka – jeżeli pokusisz się o „ prywatne wycieczki” Twój pracownik bardzo szybko się zorientuje nie będzie pamiętał co do niego powiedziałeś ale będzie pamięta jak się wtedy czuł.

5. Bądź precyzyjny                          
Zbierz konkretne informacje na temat zachowań lub faktów o których chcesz rozmawiać z pracownikiem. Nie mów ogólnie tylko powołuj się na konkretne dane . • W ostatnim projekcie wykonałeś  50 % planu …… • Na dwa ostatnie spotkania z Klientem spóźniłeś się  …. 

6.  Zadbaj o odpowiednie miejsce                    Podstawowa zasada: chwalimy publicznie, nagany udzielamy indywidualnie. Do obu sytuacji musisz się przygotować. Zadbaj o odpowiednią ilość czasu na spotkanie z pracownikiem, wyłącz lub wycisz telefon, nie odpisuj na maila, poproś aby wam nie przeszkadzano.